COMO ADMINISTRAR SEU TEMPO?Júlio César Zanluca
Todos nós possuímos a
mesma quantidade de tempo diária: 24 horas. Alguns usam estas horas de forma
proveitosa e útil, enquanto outros têm dificuldades em coordenar este recurso
tão limitado e precioso.
Se tempo é dinheiro, é
importante sabermos aproveitá-lo bem, já que não é possível guardá-lo,
vendê-lo, alugá-lo ou fazer qualquer outra coisa, senão somente usá-lo.
Adiante, vou tentar sintetizar algumas dicas sobre economia de tempo.
Uma das formas de
conseguir ganhar tempo é padronizar certos serviços, como relatórios. Guarde em
seu computador modelos ou relatórios que você já elaborou, e utilize-os para
fazer novos relatórios (bastando só preencher os dados que são solicitados pelo
seu relatório específico).
Sempre que sua mesa de
trabalho esteja se tornando caótica, reserve algum tempo para organizá-la.
Por exemplo, separe os
papéis em 4 montes:
1) O que vai direto
para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papéis velhos,
anotações gerais...;
2) Providências
imediatas;
3) Prioridade menor;
4) Para leitura
posterior.
Coloque filtros em seus
e-mails. Eu recebo aproximadamente 50 SPAM por dia, que são filtrados e vão
direto para a lixeira - não perco tempo em lê-los.
O uso da palavra "não"
é uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a recusar, com educação,
mas firmemente, qualquer solicitação que não lhe pareça imprescindível para
alcançar os resultados.
Exemplos
1)Você foi convidado
para estar numa reunião de outro departamento, mas que nada tem a ver com suas
tarefas ou com os clientes.
Apenas convidaram você
porque querem valorizar a “turma”. Recuse sem hesitação!
2)Você recebe um
telefonema para dar uma opinião de marketing para um conhecido, onde deverá
cadastrar seus dados e responder a um questionário na internet, com 50
perguntas (ou mais...!).
Delicadamente, diga que
você não dispõe do tempo necessário para dar atenção devida ao assunto e...
tchau!
Um hábito enraizado é
evitar atacar de frente os problemas, adiando-o até que se torne muito maior do
que realmente é. Qualquer um pode mudar seus costumes.
1)Decida iniciar sua
mudança assim que se convencer desta necessidade, enquanto ainda estiver
motivado. Tomar este primeiro passo imediatamente é importante.
2)Não tente fazer coisas
demais com pressa excessiva. Obrigue-se, apenas, agora mesmo, a fazer algo que
você esteja adiando. Depois, a partir de amanhã de manhã, comece cada dia
fazendo o que você considera mais desagradável na sua responsabilidade diária.
Você se sentirá satisfeito
consigo mesmo ao pensar que, passados apenas 15 minutos do dia, já se livrou do
pior que tinha a fazer.
Há inúmeras atividades
que nos levam a perder tempo: bater papo sobre futebol, na hora do trabalho,
falar ao telefone além do imprescindível, remeter um e-mail sobre coisas
corriqueiras, que não precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele montão
de malas diretas que chegam a sua mesa diariamente....
Estabeleça horários em
que atenderá telefonemas de marketing direto (se é que você quer atender este
tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo àqueles que desejam interromper
suas atividades para serem breves e diretos. Não se trata de má educação, mas
de conduta apropriada para vencer as responsabilidades que você tem!
Ah! Mas então eu não posso
mais conversar sobre futebol com meus colegas? Claro que pode! Mas utilize o
tempo do almoço!
Nós precisamos saber
distinguir entre aquilo que nós temos que fazer e aquilo que podemos deixar outros executar,
por delegação direta. Delegar quer dizer incumbir, entregar uma tarefa a
outrem, transmitir permissão de executar em meu lugar.
O que você poderá
deixar que seus subordinados façam? Faça uma revista de suas tarefas diárias, e
verifique que parte delas dispensa sua ação direta!
FONTE:
Atualizado
em 27/09/2013.
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